Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: Juli 2026
1. Verantwortlicher für die Verarbeitung
Twilbox ("Twilbox", "wir") ist der für die Verarbeitung der in dieser Richtlinie beschriebenen personenbezogenen Daten Verantwortliche und betreibt die unter twilbox.com und den zugehörigen Subdomains verfügbare Plattform. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, zu welchen Zwecken, auf welchen Rechtsgrundlagen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen. Für alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Datenschutz oder der Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter admin@twilbox.com schreiben und dabei Ihr Anliegen sowie die zu Ihrer Identifizierung erforderlichen Angaben mitteilen. Wir bearbeiten Anfragen innerhalb der von den geltenden Rechtsvorschriften vorgeschriebenen Fristen.
2. Anwendungsbereich und Zustimmung
Diese Richtlinie gilt für Personen, die unsere Website besuchen, sich registrieren oder die Plattform nutzen, sowie für die Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, wenn diese Dienste Dritter anbinden. Mit der Nutzung von Twilbox stimmen Sie den in diesem Dokument beschriebenen Praktiken zu; sollten Sie nicht einverstanden sein, bitten wir Sie, die Plattform nicht zu nutzen. Wenn wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag eines Kunden handeln – etwa bei der Verarbeitung der Daten seiner eigenen Kontakte –, ist dieser Kunde der Verantwortliche, und diese Richtlinie gilt ergänzend zu den mit ihm geschlossenen Vereinbarungen.
3. Daten, die wir erheben
Wir erheben: (a) Identifikations- und Kontaktdaten, die Sie uns bei der Registrierung oder Kontaktaufnahme bereitstellen, wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmen; (b) Konto- und Konfigurationsdaten, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind; (c) die Inhalte und Aufzeichnungen, die Sie innerhalb der Plattform verwalten, wie Nachrichten, Kontakte, Notizen, Kalenderereignisse, Formulare und Dateien; (d) Daten, die aus den von Ihnen angebundenen Drittplattformen stammen und in den folgenden Abschnitten beschrieben werden; (e) technische Navigationsdaten wie IP-Adresse, Gerätetyp, Browser und besuchte Seiten, die mittels Cookies und ähnlicher Technologien erhoben werden; sowie (f) Abrechnungsdaten, wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif abschließen. Wir erheben ausschließlich die für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlichen Daten.
4. Über angebundene Plattformen erhobene Daten (Meta, Google und andere)
Wenn Sie ein externes Konto anbinden – etwa Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp Business), Google, Microsoft, Clientify oder andere –, greifen wir ausschließlich auf die Informationen zu, die zur Erbringung der von Ihnen ausdrücklich über das Autorisierungsverfahren (OAuth) des jeweiligen Anbieters aktivierten Funktionen erforderlich sind. Je nach Integration kann dies Ihre Seitenliste, Nachrichten und Kommentare, Formular-Leads, WhatsApp-Business-Nummern, Kennzahlen von Werbekonten, Kalenderereignisse und -verfügbarkeiten sowie grundlegende Profilinformationen umfassen. Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden, erhalten wir ausschließlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild und verwenden diese ausschließlich dazu, Sie zu identifizieren und Ihr Konto anzulegen oder wiederherzustellen; auf Ihre E-Mails, Dateien oder Ihren Kalender greifen wir nicht zu, sofern Sie diese Integration nicht ausdrücklich aktivieren. Wir fordern niemals Berechtigungen an, die über die von Ihnen aktivierte Funktionalität hinausgehen, und Sie können den Zugriff jederzeit im Bereich Integrationen widerrufen. Die Verarbeitung dieser Daten unterliegt dieser Richtlinie sowie den Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
5. Nutzung der Google-API-Dienste und Richtlinie zur eingeschränkten Nutzung
Wenn Sie ein Google-Konto anbinden – zum Beispiel Google Calendar –, fordert Twilbox ausschließlich die für die aktivierte Funktion unerlässlichen Berechtigungen an, etwa das Auslesen Ihrer Verfügbarkeit sowie das Erstellen, Aktualisieren oder Löschen der Ihren Buchungen entsprechenden Ereignisse. Die Nutzung und Weitergabe der von den Google-APIs erhaltenen Informationen erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich ihrer Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Demnach gilt: (a) Wir verwenden die Google-Daten ausschließlich zur Erbringung und Verbesserung der von Ihnen angebundenen Funktionen; (b) wir verkaufen die Google-Daten nicht und verwenden sie nicht zu Werbezwecken; (c) wir geben sie nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Erbringung des Dienstes, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Rahmen eines ordnungsgemäß mitgeteilten Unternehmensvorgangs erforderlich; (d) kein Mensch liest Ihre Google-Daten, außer mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, aus Sicherheitsgründen, zur Erfüllung geltenden Rechts oder wenn die Daten aggregiert und anonymisiert sind; und (e) wir verwenden die Google-Daten nicht zum Training von KI-Modellen für allgemeine Zwecke. Die Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert, und Sie können Google jederzeit trennen, wodurch die Berechtigungen widerrufen und die synchronisierten Kalenderdaten gelöscht werden. Wenn du Gmail verbindest, nutzt Twilbox diese Daten ausschließlich dazu, deine E-Mails innerhalb der Anwendung anzuzeigen, zu ordnen, zu beantworten und zu versenden. Wir übertragen weder Gmail-Daten noch Daten anderer Google-Workspace-APIs an Modelle oder Dienste für künstliche Intelligenz, weder eigene noch fremde, und verwenden sie nicht, um Modelle für maschinelles Lernen zu erstellen, zu trainieren oder zu verbessern — weder in roher, aggregierter, anonymisierter noch abgeleiteter Form. Die Nutzung der über Google-Workspace-APIs erhaltenen Informationen durch Twilbox entspricht der Google-Richtlinie zu Nutzerdaten einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.
6. Wie wir Ihre Daten verwenden
Wir verwenden die Daten, um: den Dienst bereitzustellen und zu betreiben (vereinheitlichter Posteingang, CRM, Kalender, Marketing, Automatisierung und Analytik); Ihren Zugang zu authentifizieren und die Konten zu schützen; Ihre Anfragen zu bearbeiten und Support anzubieten; betriebliche oder dienstbezogene Mitteilungen zu versenden; gesetzliche Pflichten zu erfüllen; und die Plattform anhand von Nutzungskennzahlen zu verbessern. Die von angebundenen Plattformen erhobenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der entsprechenden Funktionalität verwendet. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen für allgemeine Zwecke.
7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder eine entsprechende Vorschrift Anwendung findet, verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Grundlagen: die Erfüllung des Vertrags zur Erbringung des von Ihnen angeforderten Dienstes; Ihre Einwilligung – die Sie jederzeit widerrufen können – zur Anbindung von Drittplattformen oder zum Erhalt optionaler Mitteilungen; unser berechtigtes Interesse am verhältnismäßigen Betrieb, an der Sicherung und Verbesserung der Plattform; sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, so berührt deren Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung.
8. Weitergabe und externe Dienstleister
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie ausschließlich an Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weiter, die für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich sind – etwa Cloud-Infrastruktur und -Hosting, Versand transaktionaler E-Mails, Zahlungsabwicklung und Analysewerkzeuge –, stets auf vertraglicher Grundlage sowie unter Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten und nur zu den in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecken. Über Meta erhobene Daten werden gemäß den Meta-Plattformbedingungen verarbeitet, über Google erhobene Daten gemäß der User Data Policy ihrer APIs. Zudem können wir Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich oder von einer zuständigen Behörde verlangt wird. Wenn wir eine Auskunftsanfrage einer Behörde erhalten, prüfen wir vor der Beantwortung, ob sie rechtlich wirksam und ordnungsgemäß begründet ist, und wir widersprechen Anfragen, die wir für rechtswidrig, unverhältnismäßig oder ohne Rechtsgrundlage halten, und fechten sie auf den uns zur Verfügung stehenden Rechtswegen an. Sofern eine Beantwortung angezeigt ist, geben wir nur die unbedingt erforderlichen Mindestinformationen preis und dokumentieren jede eingegangene Anfrage, unsere Antwort, die angewandte rechtliche Begründung und die beteiligten Parteien.
9. Internationale Datenübermittlungen
Unsere Dienstleister können Daten in anderen Ländern als Ihrem verarbeiten. Wenn wir Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder Ihrer Rechtsordnung übermitteln, treffen wir die von den geltenden Vorschriften vorgeschriebenen geeigneten Garantien, wie die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder andere anerkannte Mechanismen, um ein gleichwertiges Schutzniveau sicherzustellen.
10. Aufbewahrung der Daten
Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist oder solange dies zur Erbringung des Dienstes und zur Erfüllung unserer gesetzlichen, buchhalterischen und sicherheitsbezogenen Pflichten erforderlich ist. Wenn Sie eine Plattform trennen oder die Löschung beantragen, löschen wir die zugehörigen Daten innerhalb einer angemessenen Frist, es sei denn, wir müssen sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahren. Technische und Sicherheitsprotokolle können gemäß unseren internen Richtlinien für kürzere Zeiträume aufbewahrt werden.
11. Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, Verschlüsselung der Zugriffstoken der Integrationen, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Aktivitätsprotokollierung und automatische Backups. Unsere Dienste werden auf privaten und isolierten Instanzen betrieben. Auch wenn kein System vollständig unfehlbar ist, arbeiten wir fortlaufend daran, Risiken zu verringern und auf jeden Sicherheitsvorfall mit gebotener Sorgfalt zu reagieren.
12. Ihre Rechte
Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit, Einschränkung, Widerspruch oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen sowie Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie an admin@twilbox.com schreiben. Wir überprüfen Ihre Identität, bevor wir die Anfrage bearbeiten. Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, stehen Ihnen zudem die durch die DSGVO gewährten Rechte sowie das Recht zu, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes Beschwerde einzulegen. Wir bearbeiten Ihre Anfrage ohne unangemessene Verzögerung und innerhalb der gesetzlichen Fristen.
13. Löschung Ihrer Daten
Sie können die über eine angebundene Plattform erhobenen Daten jederzeit löschen, indem Sie den Bereich Integrationen aufrufen und die betreffende Plattform trennen, wodurch die Berechtigungen widerrufen und die zugehörigen synchronisierten Daten gelöscht werden. Im Fall von Google widerruft die Trennung die Token und löscht die synchronisierten Kalenderinformationen. Sie können außerdem die vollständige Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten beantragen, indem Sie den Anweisungen auf unserer Seite zur Datenlöschung folgen: https://www.twilbox.com/de/data-deletion.
14. Minderjährige
Twilbox ist ein professionelles Werkzeug für Unternehmen und richtet sich nicht an Minderjährige. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Personen, die nicht das in ihrer Rechtsordnung gesetzlich vorgeschriebene Alter zum Vertragsabschluss erreicht haben. Sollten wir feststellen, dass wir Daten eines Minderjährigen ohne geeignete Grundlage verarbeitet haben, löschen wir diese schnellstmöglich.
15. Cookies, Änderungen und Kontakt
Wir verwenden für den Betrieb der Website erforderliche Cookies und, sofern zutreffend, Analyse-Cookies, um deren Nutzung zu verstehen; Sie können diese über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten. Wir können diese Richtlinie aktualisieren, um rechtlichen oder dienstbezogenen Änderungen Rechnung zu tragen, und veröffentlichen die jeweils geltende Fassung auf dieser Seite unter Angabe des Datums der letzten Aktualisierung. Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns bitte an admin@twilbox.com.